Polityka prywatności

Polityka prywatności, wersja 0.10.13. Obowiązuje od daty publikacji podanej nad dokumentem. Dotyczy strony i aplikacji szkoleniepsow.eu i zastępuje dotychczasową politykę prywatności strony szkoleniepsow.warszawa.pl.

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest BERGER FILM Tomasz Kowalczyk, ul. Królewiecka 297, 82-300 Elbląg, NIP 578-248-52-72, REGON 170435631. W sprawach danych osobowych pisz na kontakt@szkoleniepsow.eu albo dzwoń: 500 699 600. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych.

Aplikacja może w przyszłości obsługiwać także innych trenerów (osobne „przestrzenie”). Każdy trener jest wtedy administratorem danych swoich klientów, a BERGER FILM wobec nich — dostawcą aplikacji, przetwarzającym dane na podstawie umowy powierzenia.

2. Jakie dane zbieramy, po co i na jakiej podstawie

• Wniosek o dostęp: imię, nazwisko, e-mail, telefon, opis psa i celu, wybrana klasa, treść i data zgody, adres IP — rozpatrzenie wniosku i kontakt. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy na Twoje żądanie) i lit. a (zgoda).

• Ankieta kwalifikacyjna: odpowiedzi o Tobie, psie i oczekiwaniach, odpowiedzi na pytania o wybrany rodzaj szkolenia, dołączone zdjęcia i dokumenty psa; prywatna notatka Instruktora o zgłoszeniu — ocena, czy możemy podjąć szkolenie, przygotowanie pierwszego spotkania. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b. Prosimy nie przesyłać skanów dokumentów tożsamości.

• Konto: imię, nazwisko, e-mail, telefon, hasło (zaszyfrowane), stan konta i data wygaśnięcia, dostęp do oferty — zawarcie i wykonanie umowy o szkolenie, prowadzenie konta. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b. Jeżeli umówiłeś trening z Instruktorem bezpośrednio (np. telefonicznie) albo byłeś już klientem szkoły, konto zakłada Instruktor z danymi podanymi w rozmowie lub z dotychczasowej ewidencji szkoły (imię, nazwisko, e-mail, telefon, opcjonalnie imię psa; przeniesienie z pliku) — w celu zapisania na trening i rozliczenia; hasło ustawiasz sam z linku w e-mailu, który Instruktor wysyła tylko wtedy, gdy zdecyduje.

• Psy i teczka: imię, rasa, płeć, data urodzenia, numer chipa, poziom, uwagi, zdjęcia i pliki; książeczka zdrowia (szczepienia, odrobaczanie, operacje i zabiegi z datami, terminami i notatkami, z informacją, kto dodał wpis); oceny umiejętności psa (postępy) — prowadzenie szkolenia, bezpieczeństwo na treningu, przypomnienia o zbliżających się terminach (wiadomość w aplikacji, e-mail, push). Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b.

• Ankiety i wywiady wysyłane po przyjęciu (np. wywiad przed rozpoczęciem szkolenia, opinia po zakończeniu klasy): odpowiedzi, data wysłania i wypełnienia, pies, którego dotyczą — przygotowanie szkolenia i ocena jakości zajęć. Odpowiedzi widzi tylko Instruktor; wypełnienie jest dobrowolne. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b (wywiad) i lit. f (opinia o zajęciach — prawnie uzasadniony interes: poprawa usług).

• Zapisy, klasy, wydarzenia (seminaria, zawody, egzaminy), listy chętnych i listy rezerwowe, obecności, odwołania, pakiety, doładowania i stemple — wykonanie umowy, organizacja zajęć. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b.

• Zamówienia i płatności: pozycja, kwota, sposób płatności, uwagi, daty zamówienia i zapłaty, identyfikator i status płatności u operatora — sprzedaż usług i rozliczenia. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b; dokumenty sprzedaży i księgowe — lit. c (obowiązek prawny).

• Vouchery: kod, wartość albo pakiet, kupujący, opcjonalnie imię obdarowanego, data ważności, kto i kiedy zrealizował voucher, saldo vouchera na koncie — sprzedaż i realizacja voucherów. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b; dokumenty sprzedaży — lit. c.

• Zakup vouchera bez konta: imię, nazwisko, e-mail, opcjonalnie telefon, dane do faktury (przy firmie: NIP, nazwa i adres z wykazu podatników VAT), imię obdarowanego i dedykacja, przebieg płatności — sprzedaż vouchera, wysłanie kodu i vouchera w PDF, faktura. Nie zakładamy konta kupującemu. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b; faktura i rozliczenia — lit. c. Imię obdarowanego i dedykację podaje kupujący — prosimy wpisywać tylko to, co obdarowany chciałby zobaczyć na voucherze.

• Kod vouchera we wniosku o dostęp — oznaczenie wniosku i realizacja vouchera na nowym koncie po przyjęciu. Instruktor widzi przy wniosku wartość vouchera i imię kupującego. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b.

• Polecenia: Twój prywatny kod polecający; przy wniosku złożonym z Twojego linku — informacja, że kandydata poleciłeś Ty — rozpatrzenie poleconego wniosku w pierwszej kolejności. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f (prawnie uzasadniony interes: rozwój szkoły z polecenia). Kandydat widzi na stronie wniosku tylko Twoje imię.

• Kody rabatowe: kod użyty w zamówieniu i wysokość rabatu; przy kodzie imiennym — dla kogo jest kod i czy został wysłany; nieudane próby wpisania kodu (licznik przez godzinę) — udzielenie rabatu, rozliczenie zamówienia i ochrona przed zgadywaniem kodów. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b i f; dokumenty sprzedaży — lit. c. Jeżeli szkoła włączyła nagrodę za polecenie, po opłaceniu pierwszego zamówienia przez osobę poleconą dostajesz kod imienny e-mailem i powiadomieniem.

• Prośba o opinię w Google: data wysłania prośby albo informacja, że Instruktor jej nie wysyła — jednorazowa prośba o opinię po kilku treningach. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f. Opinię wystawiasz (lub nie) bezpośrednio w Google, na zasadach Google.

• Teleporada: link do wideorozmowy przy terminie — przeprowadzenie treningu online. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b. Nie nagrywamy rozmów.

• Dane do faktury: imię i nazwisko albo nazwa firmy, NIP, adres, e-mail, numer faktury — wystawienie i przechowywanie faktury, faktury proforma, faktury korygującej i zapisu paragonu (numer paragonu, kwota, data) oraz jednorazowe przypomnienie o zapłacie nieopłaconej proformy. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b i c. Po wpisaniu NIP dane firmy pobieramy z wykazu podatników VAT Ministerstwa Finansów.

• Kursy online i filmoteka: dostęp, abonament, ukończone lekcje, wyniki testów, daty rozpoczęcia i ukończenia — prowadzenie kursu, odblokowywanie lekcji, wystawienie certyfikatu. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b.

• Certyfikaty: numer, imię i nazwisko, imię i rasa psa, nazwa szkolenia, liczba godzin, wykaz treningów, data ukończenia, wynik testów — potwierdzenie ukończenia szkolenia i jego publiczna weryfikacja kodem QR (strona weryfikacji pokazuje tylko: numer, imię i nazwisko, imię psa, nazwę szkolenia, liczbę godzin i datę). Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b i f.

• Drugi opiekun psa: imię, nazwisko i e-mail osoby zaproszonej przez Ciebie, data akceptacji regulaminu i polityki — udostępnienie jej podglądu psa, teczki, dziennika i zapisów. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b i f. Zapraszając drugiego opiekuna, poinformuj go o tym; przy ustawianiu hasła drugi opiekun potwierdza, że zapoznał się z regulaminem i tą polityką.

• Dziennik treningów: uwagi Instruktora, link do nagrania, zadania domowe i ich odhaczenie; Twoje prywatne notatki (widzisz je tylko Ty) — prowadzenie szkolenia. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b.

• Notatki Instruktora o Tobie na karcie klienta — prowadzenie szkolenia. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f (prawnie uzasadniony interes). Otrzymasz je w kopii danych na żądanie.

• Historia wiadomości do Ciebie: tematy i daty e-maili wysłanych przez aplikację, wiadomości prywatne od Instruktora — kontakt i wykazanie, że wiadomość została wysłana. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b i f.

• Prywatny link do kalendarza (losowy klucz) — pokazywanie Twoich treningów w Twoim kalendarzu. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b. Link możesz w każdej chwili zastąpić nowym.

• Ankiety i wywiady: Twoje odpowiedzi, data wysłania i wypełnienia — prowadzenie szkolenia i poprawa zajęć. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b i f. Odpowiedzi z ankiety oznaczonej jako anonimowa Instruktor widzi tylko zbiorczo (w podsumowaniu i statystykach), bez Twojego imienia i psa.

• Zaproszenie do konta: data wysłania i liczba przypomnień o ustawieniu hasła; jednorazowe linki do logowania bez hasła — założenie konta i logowanie. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b. Przypomnienia i logowanie linkiem działają tylko, jeśli Instruktor je włączył.

• Akceptacje regulaminu i polityki: wersja, data, adres IP — wykazanie, którą wersję dokumentów zaakceptowałeś. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c i f.

• Urządzenia z włączonymi powiadomieniami push (adres subskrypcji nadany przez przeglądarkę, nazwa urządzenia) — wysyłanie powiadomień. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda — wyłączasz ją przyciskiem na pulpicie).

• Dane techniczne: adres IP, przeglądarka, daty logowań, znane urządzenia, dziennik zdarzeń — bezpieczeństwo konta (np. ostrzeżenie o logowaniu z nowego urządzenia), wykrywanie nadużyć. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f.

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez danych konta i kontaktu nie możemy prowadzić szkolenia ani sprzedaży. Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec Ciebie skutki prawne: automatyczne zawieszenie lub wygaśnięcie nieaktywnego konta wynika z prostych zasad opisanych w regulaminie i Instruktor może je cofnąć, a o przyjęciu wniosku i dostępie do pełnej oferty decyduje Instruktor.

Na publicznej stronie klas i wydarzeń pokazujemy wyłącznie liczbę wolnych miejsc — bez imion i innych danych uczestników.

3. Jak długo przechowujemy dane

• Odrzucony wniosek o dostęp wraz z ankietą i plikami — 30 dni od decyzji; wniosek, którego ankieta nie została wypełniona — 30 dni po wygaśnięciu linku. Potem aplikacja usuwa go automatycznie.

• Konto, psy, teczka i książeczka zdrowia, postępy, ankiety i wywiady, zapisy, klasy, wydarzenia, pakiety, dziennik, kursy online, certyfikaty — do usunięcia konta (wygaśnięcie konta nie usuwa danych).

• Opłacone zamówienia, faktury i dane potrzebne do rozliczeń (także zakup vouchera bez konta) — 5 lat od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy. Nieopłacone zamówienie vouchera bez konta Instruktor może usunąć w panelu w każdej chwili.

• Akceptacje regulaminu i polityki — do usunięcia konta, a po nim przez okres przedawnienia roszczeń.

• Urządzenia z powiadomieniami push — do wyłączenia powiadomień lub wygaśnięcia subskrypcji w przeglądarce.

• Dziennik zdarzeń i dane bezpieczeństwa — 12 miesięcy, potem usuwane automatycznie.

• Kopie zapasowe — wszystkie kopie 7 dni, dzienne 16 dni, tygodniowe 8 tygodni, miesięczne 4 miesiące, roczne 2 lata — potem usuwane automatycznie.

4. Komu przekazujemy dane

Nie sprzedajemy danych. Dostęp do nich mają wyłącznie podmioty, które pomagają prowadzić stronę i aplikację, na podstawie umów powierzenia, oraz odrębni administratorzy wymienieni niżej:

• Hosting, poczta e-mail i kopie zapasowe: INFOCAL sp. z o.o., ul. Jana Henryka Dąbrowskiego 77A, 60-529 Poznań (cal.pl) — serwer aplikacji, baza danych, kopie zapasowe i wysyłka e-maili w Polsce.

• Płatności online: Paynow — mBank S.A. albo imoje — ING Bank Śląski S.A. (gdy szkoła udostępnia obu — ten, którego wybierzesz przy płatności). Przy płatności przekazujemy wybranemu operatorowi imię, nazwisko, e-mail, kwotę i numer zamówienia, a operator potwierdza nam wynik płatności. Dane płatnicze podajesz bezpośrednio operatorowi, który jest odrębnym administratorem tych danych na zasadach swojej polityki prywatności. Aplikacja nie zbiera danych Twojej karty ani rachunku bankowego.

• Faktury: FakturaXL (program do wystawiania faktur online) — dane do faktury i pozycje zamówienia (faktura VAT, faktura proforma i faktura korygująca); FakturaXL wysyła dokument na Twój e-mail i — gdy wymagają tego przepisy — przekazuje fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) prowadzonego przez Ministra Finansów.

• Dane firmy po NIP: wykaz podatników VAT Ministerstwa Finansów (publiczny rejestr) — aplikacja pyta o dane firmy dla wpisanego NIP.

• Powiadomienia push: usługi dostarczania powiadomień producenta Twojej przeglądarki — Google (Chrome, Android), Apple (Safari, iPhone), Mozilla (Firefox). Treść powiadomienia jest szyfrowana i odczytuje ją dopiero Twoje urządzenie. Te firmy mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym na podstawie decyzji Komisji Europejskiej (EU–US Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych.

• Wideorozmowy (teleporada): Jitsi Meet (8x8, Inc.) albo usługa wybrana przez Instruktora (np. Google Meet, Zoom) — dołączając do rozmowy, łączysz się bezpośrednio z tą usługą, która przetwarza Twój obraz, głos, adres IP i nazwę wpisaną przy dołączaniu na swoich zasadach; dane mogą być przetwarzane poza EOG na podstawie decyzji Komisji Europejskiej (EU–US Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych. Nie przekazujemy usłudze Twoich danych z aplikacji.

• Opinie w Google: link w prośbie o opinię prowadzi do profilu szkoły w Google; opinię wystawiasz na koncie Google na zasadach Google — nie przekazujemy Google Twoich danych.

• Kalendarz: jeśli podłączysz link do swojego kalendarza, dane Twoich treningów pobiera dostawca Twojego kalendarza (np. Google, Apple, Microsoft) na swoich zasadach.

• Filmy na blogu, w kursach online i nagrania w dzienniku: YouTube (Google), Vimeo, Bunny Stream (BunnyWay d.o.o., Słowenia) lub inny serwis, w którym Instruktor udostępnia nagranie — gdy otworzysz film lub link.

• Tłumaczenia bloga: DeepL SE (Kolonia, Niemcy) — gdy szkoła włączy tłumaczenia, do DeepL trafia wyłącznie treść wpisów bloga do przetłumaczenia; nie przekazujemy DeepL danych klientów.

• Organy publiczne — wyłącznie gdy wymagają tego przepisy.

5. Cookies (ciasteczka)

• Niezbędne (zawsze włączone): sesja logowania, ochrona formularzy przed nadużyciami, rozpoznanie znanego urządzenia (do ostrzeżeń o logowaniu z nowego urządzenia), zapis Twojego wyboru w banerze cookies (180 dni).

• W przeglądarce (bez cookies): zamknięte ogłoszenia zapamiętujemy w pamięci Twojej przeglądarki, żeby nie pokazywać ich ponownie.

• Treści zewnętrzne (tylko za zgodą): filmy YouTube w trybie bez śledzenia (youtube-nocookie.com) i Vimeo — do czasu zgody widzisz tylko miniaturę.

• Statystyki i reklamy: nie używamy narzędzi śledzących ani reklamowych.

Zgodę zmienisz w każdej chwili linkiem „Ustawienia cookies” w stopce strony.

6. Twoje prawa

Masz prawo do: dostępu do swoich danych i ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie oraz cofnięcia zgody w każdej chwili (bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania).

• Większość danych (kontakt, dane do faktury, psy, teczka, notatki w dzienniku, powiadomienia) zmienisz sam w aplikacji.

• Kopia danych: przycisk „Pobierz moje dane” (Ustawienia → Profil) pobiera plik ze wszystkimi Twoimi danymi w aplikacji. Możesz też poprosić e-mailem lub telefonicznie.

• Usunięcie konta: przycisk „Usuń konto i dane” (Ustawienia → Profil) albo prośba e-mailem lub telefonicznie. Wniosek realizujemy automatycznie po 14 dniach — do tego czasu możesz go anulować. Instruktor może wstrzymać usunięcie z podaniem powodu (np. nierozliczony pakiet) najdłużej do miesiąca od wniosku. Opłacone zamówienia i faktury zostają z danymi do rozliczeń przez okres wymagany przepisami.

• Na wnioski wysłane e-mailem lub telefonicznie odpowiadamy w ciągu miesiąca.

• Masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

7. Bezpieczeństwo

Połączenie ze stroną i aplikacją jest szyfrowane (HTTPS), hasła przechowujemy wyłącznie w postaci zaszyfrowanej, pliki psa i ankiety leżą poza publicznym katalogiem serwera i otwierają się tylko po zalogowaniu osób uprawnionych. Konto Instruktora chroni logowanie dwuetapowe. Link do logowania bez hasła jest jednorazowy, ważny 15 minut i nie działa dla kont Instruktorów. O logowaniu z nowego urządzenia wysyłamy ostrzeżenie e-mailem. Powiadomienia o płatnościach przyjmujemy tylko z podpisem operatora płatności. Codziennie wykonujemy kopie zapasowe.

8. Zmiany polityki

Polityka ma numer wersji i datę. Każda zmiana funkcji aplikacji, która dotyczy Twoich danych, aktualizuje tę politykę; o istotnych zmianach informujemy w aplikacji i e-mailem, a przy logowaniu prosimy o zapoznanie się z nową wersją.